Réunions et formations en ligne

  • Voyages d’affaires
  • Aide

Les déplacements professionnels représentent une part importante de l’empreinte carbone d‘une organisation. C’est particulièrement vrai pour le secteur de l’aide, qui s’appuie sur les déplacements pour fournir assistance et soutien au monde entier. Réunions, formations, missions, évacuations, congés, les individus voyagent pour de nombreuses raisons.  

Quelle est la solution ?

La solution consiste à réduire les déplacementsnotamment en avion, en passant du face à face au distanciel grâce aux outils numériques. Les outils sont variés, de plus en plus performants et adaptés aux besoins (salles polyvalentes, logiciels de réunions en ligne, systèmes vidéo et audio). 

Quels sont les gains ?

Pour estimer les gains climatiques d’une mesure, il est primordial d’évaluer l’empreinte carbone des alternatives envisagées. Si les réunions en ligne émettent considérablement moins de gaz à effet de serre que leurs équivalents physiques, elles ont néanmoins un impact non négligeable sur l’environnement qu’il faut prendre en compte. (1) (2)

La diminution des voyages d’affaires permet d’améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée des employés, et de réduire considérablement les dépenses liées au transport. 

COVID-19 : les leçons apprises

Voyager n’est pas toujours nécessaire pour atteindre les objectifs d’une réunion ou, à plus grande échelle, pour réaliser la mission d’une organisation. Les organisations comme les individus l’ont appris pendant la crise du Covid-19 et se sont adaptés. De nouveaux outils de vidéoconférence se sont généralisés comme alternatives aux réunions en face à face. Ces adaptations ont été un franc succès. Pour autant, les organisations ont réalisé la valeur ajoutée de l’interaction en face à face, car une grande partie de la communication informelle et non verbale est perdue dans les vidéoconférences. À mesure que les mesures de confinement disparaissent, la question de la normalisation de ces nouvelles pratiques en matière d’alternatives aux voyages professionnels se pose. Plus largement, c’est le modèle de fonctionnement de l’organisation qui pose question.

Est-ce facile à mettre en œuvre ?

Les réunions en ligne sont faciles et rapides à mettre en place. Les gains climatiques qui en résultent sont immédiats et visibles par tous. Pour autant, la mission sociale des organisations ne doit pas être remise en cause. Les déplacements non essentiels doivent être identifiés : à l’échelle de l’organisation (missions du siège, formations, réunions) comme des services et des individus. Il est ensuite facile de mesurer et de suivre les progrès obtenus.

Points clés de la mise en œuvre

Pour garantir le succès de l’opération, un objectif global de réduction des voyages d’affaires doit être fixé au niveau de l’organisation et reflété dans la politique de déplacements. Il convient ensuite de décliner cet objectif par service en travaillant avec les chefs de service qui en auront la responsabilité (redevabilité). Ces responsables sont les mieux placés pour connaître les réalités et les besoins professionnels, pour identifier les marges de progrès, pour échanger avec leurs équipes et enfin pour agir concrètement. Travailler à cette échelle est crucial et permet de responsabiliser et d’associer l’ensemble du personnel.  

Voyager à l’étranger pour des raisons professionnelles peut être considéré comme un avantage important. Parfois, il s’agit d’une raison essentielle dans le choix d’un emploi. Il y a une part d’affectif non négligeable à prendre en compte sur ce sujet. Les campagnes de sensibilisation peuvent aider à susciter l’engagement du personnel, de même la prise en compte des notions de justice et d’équité entre employés.  

Un système de suivi de l’empreinte carbone associé aux voyages d’affaire (kilomètres parcourus) devrait être mis en place avec l’agence de voyage afin d’évaluer la mise en œuvre des actions entreprises et de les adapter si nécessaire. 

© Sigmund/Unsplash.

Chiffres clés

15 %

Les déplacements professionnels représentent environ 15 % des voyages dans le monde (3)

300 kg CO2

Un vol aller-retour en classe economique  Brussels-Geneva emet 300 kg CO2 (4)

2,857 kg CO2

Un vol aller-retour en classe economique Nairobi-Geneva emet 2,857 kg CO2 (5)

2 à 3 fois moins

L’utilisation de la visioconférence sans vidéo (audio uniquement) émet en moyenne 2 à 3 fois moins de CO2 qu’avec la vidéo (6)

0,240 kg of CO2

Une vidéoconférence de 4 heures émet 0,240 kg de CO2 (7)

Actions clés

  • #1 Objectifs clairs de réduction des vols

    Fixer des objectifs clairs de réduction des vols au niveau de l’organisation (top-down), puis répartis entre les différents services (bottom-up). 

  • #2 Trouver des alternatives pour organiser des réunions

    Identifier les réunions qui pourraient être effectuées en ligne sans compromettre les objectifs généraux de l’organisation. Pour le secteur de l’aide, les réunions de débriefing après une mission pourraient être organisées en ligne. 

  • #3 Règle prioritaire pour les réunions par visioconférence

    Introduire une règle prioritaire pour les réunions par visioconférence dans la politique de voyage de l’organisation ; les voyages professionnels deviennent l’exception. 

  • #4 Approbation des déplacements

    Conditionner les déplacements professionnels à l’approbation des responsables hiérarchiques.

  • #5 Logiciel de visioconférence

    Acheter une licence professionnelle d’un logiciel de visioconférence (afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités) ; en choisir un qui émet moins de GES.

  • #6 Outils informatiques de facilitation

    Envisager d’utiliser des outils informatiques de facilitation, par exemple un outil de brainstorming en ligne. 

  • #7 Formation et assistance technique

    Proposer une formation (comment utiliser les outils de visioconférence ; comment animer une réunion virtuelle ; découvrir les meilleures pratiques écologiques) et une assistance technique au personnel. 

  • #8 Quantifier les gains

    Quantifier les gains obtenus, grâce à un outil de suivi des émissions carbones. 

À considerer

  • Co-benefices potentiels

    • Réduction des coûts de transport
    • Gain de temps et meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
    • Avantages pour la santé (moins de temps passé dans les transports, moins de décalage horaire, meilleur sommeil)
    • Gains d’efficacité (les employés sont plus reposés et ne perdent pas de temps dans les transports)
    • Confort d’être à la maison ou au bureau
  • Conditions de réussite

    • Affirmer une volonté politique forte de la part des dirigeants
    • Fixer des objectifs de réduction clairs, à différents niveaux  
    • Sensibiliser et responsabiliser le personnel
  • Prerequis et specificités

    • Accès aux outils et matériels informatiques, ainsi qu’à une connexion Internet adéquate 
    • Certains sites éloignés ne disposent pas de la connectivité nécessaire pour assurer de bons échanges en ligne
  • Risques potentiels

    • Réticence de certains employés qui considèrent les voyages professionnels comme un avantage professionnel acquis
    • Isolement social
    • Effets sur la santé liés à l’utilisation excessive des écrans.  
    • Protection de l’information plus faible (dépend des installations informatiques) 

Expériences réussies

Covid-19 et réunions en ligne

Pendant la crise du Covid-19, la plupart des organisations sont passées des réunions en face à face aux réunions en ligne. Des organisations ont mesuré les avantages des réunions en ligne, en termes d’émissions de carbone, mais aussi d’économies d’argent et de temps. De nombreuses organisations ont décidé de continuer à utiliser un mélange de réunions virtuelles et de réunions en face à face. Certaines ont déjà inclus la priorité aux réunions en ligne dans leur politique de voyage. 10 Une étude de Deloitte sur les voyages professionnels a montré que la moitié des entreprises interrogées optimisent leur politique de voyage pour réduire leur impact environnemental (8)

Politique de voyage de l'ETH Zurich

L’ETH Zurich a mis à jour sa politique de voyage en 2021, n’autorisant que les voyages professionnels nécessaires et privilégiant les alternatives virtuelles. Les vols sont limités à un strict minimum. Le train ou le bus sont privilégiés pour les destinations qui peuvent être atteintes en moins de 8 heures de trajet. L’utilisation des miles de fidélité gagnés lors de voyages professionnels est interdite pour un usage privé.Plus globalement, depuis 2018, l‘ETH Zurich s’est fixé des objectifs ambitieux de réduction des voyages en avion, a fortement sensibilisé son personnel et a développé des incitations, outils et mécanismes spécifiques pour soutenir l‘action. Un système de suivi des données d’empreinte carbone, un outil de réservation de voyages, un arbre de décision des vols, un prix pour les voyages durables, de meilleurs outils de réunions virtuelles et même leur propre taxe carbone interne (9)

 

L'arbre de décision du Tyndall Centre sur les voyages

Le Tyndall Centre Travel encourage la réduction des émissions de carbone en demandant à ses collaborateurs de fixer des objectifs individuels et d’utiliser un arbre de décision pour évaluer s’il faut ou non se déplacer pour le travail. (10)

Le Conseil du comté de North Yorkshire

Le North Yorkshire County Council (UK) a estimé que le passage aux réunions en ligne a généré des économies globales annuelles de 131 338 miles, soit 55 221 £ et 668 jours de travail autrement perdus en temps de déplacement soit l’équivalent de 36,774 tonnes d’émissions de CO2. (11)

L'outil de l'université du Michigan pour estimer les émissions des conférences virtuelles

L’université du Michigan a développé un outil permettant d’estimer les émissions des conférences virtuelles. Une étude de cas montre qu’une conférence virtuelle organie en mai 2020 a produit 66 fois moins d’émissions de gaz à effet de serre que ne l’aurait fait un rassemblement international en personne à San Francisco. (12)

Outils et bonnes pratiques

Pour aller plus loin

Sources

(1) ADEME, Etude sur la caractérisation des effets rebond induits par le télétravail, 2020. En savoir plus.

(2) Grant Faber, « A framework to estimate emissions from virtual conferences, » International Journal of Environment Studies 78 (4): 608-623, 2021. En anglais. En savoir plus.

(3) Deloitte, « Return to a world transformed: How the pandemic is reshaping corporate travel corporate travel study », 2021. En anglais. En savoir plus.

(4) UNWTO, International Tourism Highlights, 2019. En anglais. En savoir plus.

(5) Statista, Distribution of travel and tourism spending worldwide in 2019 and 2021, by type. En anglais. En savoir plus.

(6) Calculez les émissions des vols ici..

(7) Greenspector. En savoir plus.

(8) Greenspector. En savoir plus.

(9) Stay Grounded, ETH Zurich. En anglais. En savoir plus.

(10) L’arbre de décision du Tyndall Centre sur les voyages. En anglais. En savoir plus.

(11) This is The Coast, Online Meetings to Continue at North Yorkshire County Council, 2022. En anglais. En savoir plus.

(12) The University of Michigan News, Virtual conference CO2 emissions quantified in new study. En anglais. En savoir plus.; Grant Faber, « A framework to estimate emissions from virtual conferences, » International Journal of Environment Studies 78 (4): 608-623, 2021. En anglais. En savoir plus.

 

Photo de couverture © Christina Wocintechchat/Unsplash.